Non tutti i soldi che ricevi in busta paga sono tassabili allo stesso modo. I rimborsi spese e le indennità di trasferta godono di specifiche esenzioni fiscali: ecco i limiti da conoscere per non pagare un euro in più del necessario.
Rimborsi spese: quando sono esentasse
Quando il datore di lavoro rimborsa spese sostenute dal dipendente per ragioni di lavoro — trasferte, viaggi, pasti, pernottamenti — queste somme non sempre diventano reddito imponibile. Dipende dalla modalità di rimborso e dall’importo.
Esistono due approcci principali:
Rimborso analitico (o a piè di lista): Il dipendente presenta le ricevute, l’azienda rimborsa esattamente quanto speso. In questo caso il rimborso è completamente esente da tassazione, senza limiti di importo, a condizione che le spese siano documentate e inerenti all’attività lavorativa.
Rimborso forfettario: L’azienda riconosce una somma fissa giornaliera, indipendentemente dalle spese effettive. In questo caso si applicano i limiti di esenzione che vedremo subito.
I limiti per le indennità di trasferta nel 2026
Per le trasferte fuori dal Comune in cui si trova la sede di lavoro, le indennità forfettarie sono esenti da tassazione entro questi limiti:
- 47,00 euro al giorno per trasferte in Italia
- 77,47 euro al giorno per trasferte all’estero
Oltre queste soglie, la parte eccedente concorre alla formazione del reddito imponibile e viene tassata normalmente.
Se il datore di lavoro rimborsa anche le spese di vitto e alloggio con ricevute, le soglie si abbassano proporzionalmente — ma il rimborso documentato delle spese effettive rimane esente.
Trasferte nel Comune della sede di lavoro
Le regole cambiano per le trasferte o le missioni che avvengono nello stesso Comune in cui si trova la sede lavorativa. In questo caso le indennità sono soggette a tassazione ordinaria — a meno che non si tratti di rimborso analitico delle spese effettivamente sostenute e documentate (es. parcheggio, taxi, mezzi pubblici).
Cosa rientra nei rimborsi esenti
Oltre alle indennità di trasferta, sono esenti da tassazione anche:
- I rimborsi del biglietto del treno o aereo per ragioni di lavoro (se documentati)
- I rimborsi del parcheggio durante trasferte
- Le spese di rappresentanza sostenute per conto dell’azienda e documentate
- I rimborsi chilometrici per uso dell’auto propria, calcolati sulle tabelle ACI, entro i limiti previsti
Esempio pratico
La situazione di Paolo
Paolo è un agente commerciale che lavora per un’azienda di Roma e fa frequenti trasferte nelle regioni del centro Italia. Guadagna 29.000 euro lordi l’anno.
Nel 2026 effettua in media 10 trasferte al mese fuori dal Comune della sua sede. L’azienda gli riconosce un’indennità forfettaria di 40 euro al giorno.
Poiché 40 euro è sotto la soglia dei 47 euro giornalieri, l’intera indennità è completamente esente da tassazione.
In un anno: 40 € × 10 giorni × 12 mesi = 4.800 euro esentasse.
Se quegli stessi 4.800 euro fossero stati parte del suo stipendio ordinario, con la sua aliquota al 27% avrebbe pagato 1.296 euro di tasse, intascando solo 3.504 euro.
Risparmio fiscale: 1.296 euro annui — semplicemente grazie alla corretta strutturazione del rimborso spese nel suo contratto.
Se la tua azienda non ha ancora strutturato un sistema di rimborso spese formalizzato, o se le trasferte non vengono documentate correttamente, potresti star pagando tasse su somme che per legge sarebbero esenti. Vale la pena verificare con l’ufficio paghe o con un consulente del lavoro.
